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企业人力资源管理包含人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、员工关系管理等六大模块,每一个模块包含许多具体的业务,企业大小不同,所开展的业务也不尽相同。如何针对不同规模的企业,通过一种科学的管理办法能够整体提升企业的人力资源管理水平?实施企业人力资源标准化管理不失为一种好的手段。

 

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一、人力资源标准化管理的概念

什么是人力资源标准化管理?简单来说,就是“制度管人、流程办事”。进一步来说,就是以全面质量管理PDCA循环管理方法为指导,夯实人力资源各项基础管理工作,通过制定工作计划和目标、进一步实施、不断检查和总结,最终形成标准的工作流程和规章制度,实现人力资源流程化、规范化、制度化管理,提升企业整体的人力资源管理水平。

 

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二、实施人力资源标准化管理能够产生的效果

1、能够优化工作思路和工作方法,提高人力资源日常工作效率和服务职工水平,强化风险防控能力。

2、能够实施人力资源工作标准化管理,减少随意性,使工作更有条理性。

3、能够保证人力资源从业人员职责清晰、分工明确,工作有计划、有完成时间节点、有检查、有总结。

4、能够为企业培养一支综合素质强、专业水平高的人力资源专业人才队伍。

 

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三、如何实施人力资源标准化管理工作

人力资源标准化管理工作是一个系统工程,是对企业人力资源所有业务的重新梳理和规范,需要企业高层的高度重视,需要有一个强有力的推进实施组织,需要做大量基础性的规范工作,需要不定期的组织抽查并落实标准化各项工作任务,需要通过召开专题讨论会和组织员工公文写作培训、办公软件培训,让每一名业务人员深入学习和领会标准化管理的思想、理念,自觉形成标准化管理的工作习惯。

成立牵头组织实施的组织机构

人力资源标准化管理是一项重要、繁琐并且需要投入大量精力和时间的工作,需要得到企业高层的高度重视,最好是企业负责人或分管人力资源部门的高管牵头组织实施,成立以人力资源部门领导和各科室负责人为核心的推进实施小组,并任命一名写作水平高、执行力强、责任心强的业务人员为标准化管理员,为人力资源标准化管理工作实施提供强有力的组织保证。推进实施小组主要职责是负责标准化管理的计划、组织、实施和检查,标准化模型建立后的定期检查、持续优化和流程再造。

做好四项基础工作

一是编制《人力资源业务管理手册》

编制业务管理手册是实施人力资源标准化管理的核心工作。按照统一、科学、高效的模式,重新梳理、优化和规范业务流程,规范上下道工序的交接和资料存档,通过制定业务管理手册明确职责和分工,重新梳理、制定和优化工作流程,规范资料存档、交接程序,最终目的是实现业务操作的标准化,并将之固化。业务管理手册应包含五部分内容:一是职责,将企业每一名人力资源从业人员所承担的的工作职责梳理清楚,按照业务或职责分章节;二是流程,每一项业务从开始到结束的步骤和全过程,要形成书面的流程,对业务流程细化和分类,不能太粗,业务点要全面,做到清晰易懂,要让一个新人一看流程就知道如何操作,还要对不合理的流程实施流程再造;三是处理业务的原则、规定或政策依据,如发放的工资、奖金、津贴等项目,每一项要有依据;四是办理业务所需的配套表格、台账、记录、复印件等相关材料,相关表格要设计合理,具有可操作性;五是需要存档的资料,业务操作过程中形成的记录、会议纪要等,从责任倒查和责任认定的角度对重要、关键材料存档。

二是编制《人力资源名词解释手册》

按照人力资源业务模块对工作过程中使用的名词进行定义和解释,用政策解释人力资源名词、解释业务,加强对政策的学习和理解。编制名词解释手册,要求这些名词面广、使用频率高、容易产生歧义、常人不能准确理解,并且对名词解释时要通俗易懂、准确规范、不能产生歧义或争议、符合法律法规和各项规章制度。

三是编制《人力资源制度汇编》

制度是执行业务的依据,人力资源管理的各项业务、标准要做到有法可依、有据可查。按照国家及省市、企业、人力资源部门、科室内部等四个层级分类,对各层级出台的与人力资源业务相关的政策、司法解释、文件、办法、规定、复函、通知等规章制度进行整理和汇编。具体要求:一是要做到将与业务相关的最新的制度全都搜集起来,全面理顺,该合并的合并、该更新的更新、该修订的修订;二是形成的制度汇编要保证政策、文件的完整性和及时性。

四是编制《人力资源数据统计分析报表》

结合企业自身人力资源实际数据,参照行业报表内容和格式,编制《人力资源数据统计分析报表》。主要有三张报表:一是《常用数据表》。包括年报表和常用标准表,年报主要是上一年度人力资源常用数据的统计,通过这些基本数据就能把企业自身的人力资源管理情况说清楚;二是《历史数据汇总表》。将人数、薪酬、人员结构等重要的数据从企业成立至今进行统计,形成历史数据汇总表;三是《各科室数据统计分析表》,对日常工作用到的数据进行定期的统计分析,发现问题、指导工作。

每月召开人力资源信息统计分析例会

企业人力资源部门每月月末前召开一次人力资源信息统计分析例会,标准化管理推进实施小组全体成员参加。主要目的有:一是定期总结和讨论各科室统计分析的数据;二是分享行业数据,不断扩展业务人员视野、开拓思维,通过将企业指标与行业指标对比分析,可以了解企业与行业的差距及存在的问题,有利于对症下药,提出落后指标改进和提高的措施;三是加强数据共享系统的使用,提高日常工作效率。

不定期对科室和个人工作进行抽查

人力资源标准化管理推进实施小组要不定期对科室业务和个人工作进行抽查,具体抽查对象、抽查内容、抽查时间、参加抽查人员等由标准化管理员协调,原则上年度内科室抽查不少于3次、个人抽查不少于2次。通过不定期抽查,督促每个科室、每个业务人员精于业务、规范操作,能够按照全面质量管理PDCA循环管理办法开展工作,靠制度约束人,靠流程处理业务,真正做到事事有依据、时时有监督,最大限度减少人为因素、减少工作随意性,堵塞管理漏洞,使人力资源各项管理工作有条不紊开展,实现闭环管理。

不定期召开专题讨论会

针对人力资源业务处理过程中遇到的新问题或新工作,标准化管理推进实施小组成员和部分直接业务人员可以不定期召开专题讨论会,采用头脑风暴法或分组讨论法,让所有参与人员畅所欲言,思想交流和碰撞,让大家张开嘴、充分表达自己的想法和建议,最后结合大家相对一致认可的意见,形成一套完整的解决方案或制定内部规定、管理办法,包括工作流程、工作方法、采取的解决措施、注意事项等。通过不定期召开专题讨论会,集思广益,形成一种处理业务或解决问题的成熟机制,锻炼大家的思维,潜意识地培养业务人员通过建章立制加强管理、提升管理,让所有工作有章可循、让所有环节可控,逐渐形成工作标准化的理念。

四、人力资源标准化管理的理想状态

每一个企业的规模、所处的行业、从业人员的素质等参差不齐,相对应每一个企业人力资源管理的水平、粗细程度、方式方法也差距很大。人力资源标准化管理是一种通过加强基础管理工作、提高管理水平的有效手段,提供了人力资源制度化、流程化、规范化管理的模型,核心理念是靠制度约束人、靠流程办业务。一个企业,无论大小,如果人力资源管理过程中的每一项业务和流程都公开、透明,每一项业务、每件事情都有人负责,每一项业务、每一笔费用都有规可遵、有章可循,每一个环节都缜密可控,每一个业务人员都清楚自己的工作职责是什么、自己的权限是什么、自己的服务的对象是谁、自己对谁负责,人力资源所有业务就像一条条生产流水线一样运转,一切靠制度说话、一切靠规矩办事,这个企业的人力资源管理水平就很高了,也就是人力资源标准化管理想要达到的理想状态。

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